Henkilötietojen käsittely – Whistleblowing-ilmoituskanava

Rekisterinpitäjä

ALTEN Finland Oy (Y: 1743827-9)
Postiosoite: Hermannin rantatie 6, 00580 Helsinki
Käyntiosoite: Verkkosaarenkatu 5, 00580 Helsinki
Puhelin: 020 786 3300

Tietosuojakoordinaattori: dpc@alten.fi

Tietosuojavastaava

Kari Mantere
kari.mantere@alten.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Sisäisen ilmoituskanavan ylläpito perustuu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviin unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (EU 2019/1937) sekä kansalliseen lainsäädäntöön, jolla ilmoittajansuojelua toteutetaan (ilmoittajansuojelulaki, 1171/2022).

Ilmoituksen voi tehdä henkilö, joka työnsä yhteydessä havaitsee tai epäilee ilmoittajansuojelulaissa tarkoitettua rikkomusta ALTEN Finlandin toiminnassa. Ilmoituksia voivat tehdä ALTEN Finlandin nykyiset työntekijät, entiset työntekijät, työnhakijat, harjoittelijat sekä alihankkijat ja alihankkijan palveluksessa olevat henkilöt.

Ilmoituskanavaan tulevien ilmoitusten sisältämiä henkilötietoja sekä ilmoitusten tutkinnassa esille tulevia henkilötietoja käytetään mahdollisten väärinkäytösten selvittämiseksi ja ehkäisemiseksi ilmoittajansuojelulain ja muun sovellettavaksi tulevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen ALTEN Finlandia koskevan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin, eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.

Käsiteltävät henkilötiedot

ALTEN Finland käsittelee ilmoituskanavan kautta annettuja henkilötietoja, kuten ilmoittajan nimi ja yhteystiedot, ilmoituksen kohteen nimi ja muut ilmoituksen sisältämät henkilötiedot sekä muita ilmoituksessa mainittuja henkilöitä, kuten esimerkiksi todistajia, koskevia ilmoituksen sisältämiä henkilötietoja.

Ilmoittaja voi tehdä ilmoituksen joko omalla nimellä tai nimettömänä.

Lisäksi ALTEN Finland käsittelee ilmoituksen asianmukaisen tutkimisen vuoksi tarpeellisia muita henkilötietoja, jotka ovat peräisin ALTEN Finlandin sisäisistä tietolähteistä kuten asiaan mahdollisesti liittyviltä henkilöiltä, asian selvittämiseksi tarpeellisilta asiantuntijoilta tai ALTEN Finlandin tietojärjestelmistä. ALTEN Finland voi yhdistellä näistä eri lähteistä hankittuja henkilötietoja ilmoituksen todenperäisyyden ja asian selvittämiseksi.

ALTEN Finland voi käsitellä erityisiin henkilötietoryhmiin ja rikostuomioihin ja rikoksiin liittyviä tietoja vain, jos käsittely on ilmoittajansuojelulain tarkoituksen kannalta välttämätöntä.

Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Ilmoittajan ja ilmoituksen kohteen henkilötietoja saavat käsitellä vain ALTEN Finlandin tähän tehtävään nimeämät henkilöt, eli ALTEN Finlandin Whistleblowing-tiimin jäsenet. Lisäksi ilmoituksen käsittelyyn saattaa osallistua rajattu määrä muita tapauksen käsittelyn kannalta välttämättömiä asiantuntijoita, jotka ALTEN Finland on nimennyt tähän tehtävään.

Ilmoituksen sisältämä henkilötieto sekä muu ilmoituksen käsittelyn yhteydessä käsiteltävä henkilötieto on salassa pidettävää. Henkilötietoja ei luovuteta ilmoituksia käsittelevän tiimin ulkopuolelle pääsääntöisesti ilman henkilön nimenomaista suostumusta. Henkilötieto voidaan kuitenkin luovuttaa, jos sen antaminen on tarpeen toimivaltaiselle viranomaiselle ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä varten, esitutkintaviranomaisille tai syyttäjälle niiden laissa säädettyjen tehtävien hoitamista varten väärinkäytöksiin tai lainsäädännön rikkomiseen liittyen, tai ilmoituksen kohteelle oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustautumiseksi oikeudellisessa menettelyssä. ALTEN Finlandin tulee tällaisessa tapauksessa kertoa ilmoituksen tekijälle etukäteen hänen henkilöllisyytensä ilmaisemisesta, ellei tällainen tieto vaaranna ilmoituksen paikkaansa pitävyyden selvittämistä, asiaan liittyvää esitutkintaa tai oikeudenkäyntiä.

ALTENin IT-osastolla on tietojärjestelmän ylläpitäjänä teknisesti pääsy kaikkeen tietojärjestelmän sisältämään tietoon, mutta ei tarkasteluoikeutta ilmoitustietojen, kuten ilmoitukseen liittyvien henkilötietojen osalta.

Sisäisenä ilmoituskanavana käytetään Microsoftin tarjoamaa ja ylläpitämää alustaa.

ALTEN Finland ei siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle, mutta Microsoftin tietosuojaselosteen mukaisesti Microsoft hyödyntää palvelun tajoamisessa myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella olevia palvelimia. Tällöin tietojen siirtoperusteena ovat komission hyväksymät vakiolausekkeet.

Henkilötietojen säilytysajat

Ilmoituksen sisältämien tai ilmoituksen käsittelyn yhteydessä muuten käsiteltävien henkilötietojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön. ALTEN Finland poistaa ilmoituskanavien kautta tulevat tiedot pääsääntöisesti viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, jollei niiden säilyttäminen ole tarpeen laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja ALTEN Finland hänestä käsittelee. Rekisteröidyn oikeutta tutustua tietoihin voidaan kuitenkin rajoittaa, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi (ilmoittajansuojelulaki 31 § 2 mom). Jos vain osa rekisteröityä koskevista tiedoista on sellaisia, että ne jäävät tarkastusoikeuden ulkopuolelle, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut häntä koskevat tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa rajoituksen syyt ja pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain (1050/2018) 34 §:n 3 ja 4 momentin mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä korjaa ilman aiheetonta viivytystä häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Ilmoittajansuojelulain 31 § 1 momentin mukaan tietosuoja-asetuksen 18 artiklaa rekisteröidyn oikeudesta henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen ei sovelleta ilmoittajansuojelulaissa tarkoitettuun henkilötietojen käsittelyyn.

ALTEN Finland käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi, eikä rekisteröidyllä siten ole oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt voidaan osoittaa ALTEN Finlandin tietosuojakoordinaattorille osoitteessa pdc@alten.fi .

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimistolle).